Privacybeleid Volkstuinvereniging “De Smalste Tuin(en) van Limburg” te Echt-Susteren

De Volkstuinvereniging (hierna verder afgekort als VTV) “De Smalste Tuin(en) van Limburg”, verder te noemen VTV, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door VTV.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Ook een (pas)foto waar u opstaat, is een persoonsgegeven. Op een combinatie van gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, is privacywetgeving van toepassing. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur.

Welke persoonsgegevens registreert en bewaart de VTV?

  • Voornaam/letters
  • Achternaam
  • Straat/huisnummer
  • Postcode / Woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres
  • Lid sinds
  • Bankrekeningnummer

Inventarisatie doelbinding

Deze gegevens zijn verkregen bij de aanmelding als lid. Deze gegevens worden door het secretariaat bewaard gedurende het lidmaatschap en daarna zolang als nodig voor de verwerking van ev. subsidieaanvragen en voor de verwerking van statistische gegevens. Er zijn géén persoonsgegevens ondergebracht bij derde partijen. De doeleinden zijn:

Ledenadministratie

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door het bestuur. De ledenadministratie wordt bij het secretariaat digitaal beheerd en bevatten bovenstaande persoonsgegevens.

Contributiegegevens

Deze gegevens worden verwerkt en gebruikt door de secretaris/penningmeester. Het verzoek tot betaling van de contributie en pacht geschiedt jaarlijks d.m.v. het versturen (via mail) van een factuur door de penningmeester en wordt waar nodig, gevolgd door een persoonlijke, schriftelijke uitnodiging tot betaling. De persoonsgegevens worden door de penningmeester digitaal beheerd in daarvoor bestemde programma’s.

Donateursbijdragen

Gegevens voor aanvraag van financiering van specifieke projecten geschiedt door de secretaris.                                                                           

Informatie verstrekking/uitnodigingen voor bijeenkomsten

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door de secretaris. Informatieverstrekking geschiedt via e-mail. De leden hebben toestemming gegeven voor de ontvangst van deze informatie. De e-mailadressen worden door het secretariaat digitaal beheerd in een e-mailprogramma. Als algemeen aanspreekpunt voor de vereniging geldt het e-mailadres volkstuinen.echtsusteren@gmail.com.

Sponsors

Gegevens worden verwerkt en gebruikt door de penningmeester. Gedurende de periode dat de vereniging sponsorgelden tracht te genereren worden de benodigde persoonsgegevens van potentiële sponsors door de penningmeester digitaal beheerd in een administratieprogramma.

VTV-privacybeleid in het kader van de wet op de AVG

  1. Als vereniging hebben wij ons privacybeleid zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging en verwijzen wij hiernaar in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan of gevraagd worden. 
  2. Als vereniging verklaren wij dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.
  3. Als vereniging hebben wij persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal éen gebruikersnaam en één wachtwoord.
  4. Als vereniging hebben wij de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligings-software als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch software-updates te downloaden en te installeren.
  5. Als vereniging verklaren wij dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  6. Als vereniging hebben wij de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up. 
  7. In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.
  8. Als vereniging hebben wij enkel de secretaris en de penningmeester geautoriseerd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerking indien dit nodig is voor de uitoefening van de bij hun functie horende taken, dit geldt ook voor (bestuurs)leden voor zover zij uit hoofde van hun (bestuurs)functie over persoonsgegevens moeten beschikken.
  9. Als vereniging verklaren wij dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan zij verkregen zijn verlopen is, of de toestemming is ingetrokken.
  10. Als vereniging verklaren wij dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
  11. Als vereniging hebben wij papieren documenten waarop persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
  12. Binnen onze vereniging zijn de verwerkers op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend dat dit direct gemeld moet worden bij de voorzitter en/of de secretaris zodat wij als vereniging adequaat dit lek kunnen dichten, afhandelen en documenteren.
  13. Als vereniging hebben wij alle bestuurs- en commissieleden duidelijk geïnstrueerd over het onderwerp “privacybescherming” en wel door het verstrekken en verduidelijken van dit document.
  14. Als vereniging geven wij leden, vrijwilligers en donateurs op verzoek inzage in de opgeslagen persoonsgegevens.
  15. De secretaris is binnen de vereniging belast met de bescherming van alle persoonsgegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door VTV kunt u terecht bij de voorzitter of secretaris van de VTV. Indien uw klacht niet adequaat wordt verholpen, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de procedure hiervoor verwijzen we naar het internet.

Goedgekeurd in de ALV d.d. 19-02-2019.

(Versie 1, d.d. 15-01-2019)